浅谈法院信访档案的管理

张智涛


　　信访机关在处理人民群众来访工作中直接形成并集中存在起来的具有文字、图表、声像等真实记录。信访档案的管理是信访工作的一项重要而基础的工作，它的完整性直接关系到以事实为依据的信访工作的客观公正性。目前，国内有关的信访法规中，对信访档案的收集、整理、归档和管理等工作尚无具体的规定和明确的规范，而只是对丢失、隐匿、擅自销毁信访档案材料的事后处理明确了相应的法律责任。为此，笔者试对如何进一步规范信访档案工作进行探讨。

一、了解信访档案的特点，为信访工作全过程服务

　　信访档案与信访工作息息相关，是一种专门档案，它是信访活动的真实历史记录，在国家档案中占据特殊地位。除具有一般文书档案的原始记录性、信息性、凭证性、价值性等特点外，还具有自身公正性的特点。一是信访档案是信访工作全过程的重要记录。它不仅是信访工作活动真实的历史记录，也是群众信访案件处理的重要历史资料，是信访工作有形资产的依据和证明，更是信访工作中一种无形资产的依据和证明。所以说，信访档案是信访工作管理和处理事务过程中形成的原始性、记录性、知识性、信息性的 重要信息资源。二是信访档案是信访工作全过程的详实记录。一份完整的信访档案，详实地记录了信访问题发生的时间、地点、事情的经过以及关联的人物，不仅有信访人和机关的印信，而且有主管机关的调查处理经过和结论，上级机关的批复和当事人对处理结论的态度，保留着真实的历史标记。

二、提高对信访档案工作作用的认识，为信访工作规范化建设服务

　　一是信访档案工作是信访工作中一项不可缺少、不能替代、不容忽视的基础性工作。通过查阅信访档案，可使领导掌握有关的历史资料，了解信访工作规律，便于对现实问题做出正确的分析和判断，同时也为贯彻有关政策和规定、指导工作提供了历史依据和处理问题的借鉴案例。二是信访和各党政机关、社会团体和企事业单位在各个时期、各个阶段指导和开展信访活动的情况，其中既有成功的经验，又有失败的教训。充分借鉴和利用信访档案材料，关于从历史经验教训中汲取知识养料，不仅有利于当前工作的顺利开展，也有利于今后工作的统筹安排，为创造一个有利于经济社会协调发展的良好环境提供条件。三是信访档案中不仅有信访者书写的材料，而且有组织的调查处理经过和结论，对现实同类问题具有借鉴作用，对处理重信重访、越级信访、申诉信访等是不可缺少的依据。特别是在处理历史遗留信访老案时，由于机构更迭，人事变迁，仅靠大概回忆和口头介绍都无液晶于事，只有借助于信访档案处理问题，以信访档案为可靠依据，才能有效避免随意性，减少失误。只有完整齐全的信访档案，才可以变“死档案”为“活证据”，从根本上解决问题。

三、做好信访档案的归档工作，为信访工作打下良好基础

　　信访档案分案件档案和文书档案两类。案件档案即信访部门对一件信访问题从接待、调查、核实、处理等全过程中形成的具有保存价值的归档案卷；文书档案则是信访部门在工作中自身形成的和上级下发的业务性文件和资料等各种文书材料的归档卷宗。一是把以纸质为载体的信访事项，通过收集、整理、加工等程序，按每件信访事项受理的编号顺序，用专门的档案装具（盒、柜）存放。每件信访档案材料的排列次序一般为：领导批示、请示、处理单、调查报告、调查过程中的有关材料、原始信访件、信封。二是对数字信访档案归档，就是对以光盘、硬盘、优秀等新型介质为载体的信访档案进行归档。应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联，在数字信访档案与传统信访档案之间，建立准确、可靠的标识关系，按照年度、类目进行打压缩包，拷贝至新型介质上，并贴上标签存档。这样，通过建立数字信访档案，既可以提高档案的利用效率，又可以减少借阅过程中对纸质档案的人为磨损。

四、加强信息化建设，实现信访档案信息资源共享

　　一是收集电子文件。随着办公造化的普及，各信访部门都产生了大量的电子文件，将这些电子文件以虚拟全宗形式集中起来，也就成为信访档案信息化建设的一个主要途径。为此，信访档案机构必须加紧研究电子文件的接收、保管、利用的技术手段和方法，为实际工作提供理论依据。二是纸质信访档案的数字化。目前，信访档案多以纸质档案为主，为实现档案信息资源的共享，对纸质档案进行数字化势在必行。各信访档案机构应扬长避短，充分利用所藏档案信息资源的优势，优先对有特色的和利用率较高的档案进行数字化。三是构建信访档案信息数据库。信访档案信息数据库的建设主要包括以下几个方面的内容：档案案卷级目录的建设、档案文件级目录的建设、档案全宗级目录的建设、专题档案目录建设和档案全文信息数据库建设等。建立高质量的信访档案信息数据库，要保证具有较完备的档案信息资源，做好信访档案的收集和整理工作。收集整理是利用档案的先行条件，收集的目的就是为了集中统一保管，维护案件之间完整，保持历史真实面貌，以便更好地进行信息化建设。

五、加强信访档案保护工作，为社会稳定服务

　　维护信访档案的完整和安全是档案管理工作的基本要求，档案管理的目的是为了提供利用，因此既不能片面强调保护档案而不考虑利用方便，同时也不能只顾一时利用方便，不考虑档案的保护，而影响档案长远利用。在实际工作中，管理利用既有矛盾又有一致性，这就要求我们档案工作者在信访档案管理上必须做到“十防”：一是防盗，要设置专用铁柜进行保管；二是防破坏，防止人为造成对档案的损坏；三是防火，及时排除一些火灾隐患；四是防水，杜绝淋湿、浸泡现象；五是防尘，灰尘和烟尘不宜太浓；六是防潮，按标准规定相对湿度在50%--60%为宜，过度潮湿可使档案形成纸砖；七是防霉变，以往档案中多使用糨糊粘补，易形成档案蛀虫；八是防鼠，定期放置鼠药以防老鼠咬伤档案；九是防虫，定期在柜子中放置樟脑球，定期喷洒虫剂，以达到杀菌作用；十是防光，强烈的紫外线可使档案褪色，纸张也会变黄发脆，损害档案寿命。




中国注册会计师协会


会计师事务所执业质量检查制度

第一章 总 则
第一条 为了规范和指导注册会计师协会对会计师事务所（以下简称事务所）的执业质量检查工作，引导和督促事务所强化质量控制体系建设，防范系统风险，提升事务所及其注册会计师的职业道德水平和执业质量，维护公众利益，根据《中华人民共和国注册会计师法》和《中国注册会计师协会章程》的有关规定，制定本制度。
第二条 本制度所称执业质量检查，是指注册会计师协会组织开展的对事务所、注册会计师遵循会计师事务所质量控制准则、中国注册会计师业务准则、职业道德守则等情况的检查，包括检查工作的组织实施，以及检查结果的评价和处理。
第三条 执业质量检查应当遵循风险导向的理念，对事务所的系统风险进行检查。系统风险检查的内容包括质量控制体系检查和业务项目检查。质量控制体系检查涉及事务所的职业道德规范，质量控制环境，合伙人机制，客户关系和具体业务的接受与保持，人力资源，业务规范，业务执行，监控，总分所管理和信息系统等要素。
执业质量检查应当坚持事务所质量控制体系检查与业务项目检查并重，以质量控制体系检查结果指导业务项目检查，以业务项目检查结果支持质量控制体系检查的结论，并对事务所质量控制体系设计和运行的有效性，以及事务所的执业质量水平作出整体评价。
第四条 执业质量检查应当坚持公平、公正的原则，以事实为依据，以准则为标准，严格检查，严格惩戒，切实实现帮助、教育、督促、提高的目的。
第五条 执业质量检查应当注意区分会计责任和审计责任，充分尊重注册会计师的职业判断。
第六条 注册会计师协会可以根据事务所执业质量的整体评价结果，对事务所进行分类分级监管，加强与有关监管部门的沟通协调和信息共享，以优化配置监管资源，提高监管效能。
第七条 注册会计师协会建立执业质量检查公告制度。

第二章 检查的职责分工
第八条 中国注册会计师协会（以下简称中注协）负责全国事务所执业质量检查标准和政策的制定以及组织协调工作，并对各省、自治区、直辖市注册会计师协会（以下简称省级协会）的执业质量检查工作进行指导和监督。
第九条 中注协直接组织对具有从事证券期货相关业务资格会计师事务所（包括分所，以下简称证券所）进行执业质量检查，并根据检查结果对存在执业违规行为的证券所实施惩戒。各省级协会按照中注协的统一部署，组织对本行政区域内的事务所进行执业质量检查。各级协会应加强沟通协调，安排好证券所的检查工作。
第十条 省级协会对本行政区域内事务所跨区域执行的业务进行执业质量检查，必要时可商请业务所在地省级协会协助检查。省级协会发现外地事务所在本行政区域内执行业务涉嫌存在违规问题的，可以提请事务所所在地省级协会进行查处。

第三章 检查周期
第十一条 注册会计师协会应当每年组织开展事务所执业质量检查。
证券所每3年内应当至少接受一次执业质量检查，其他事务所每5年内应当至少接受一次执业质量检查。
中注协每年应当对获准从事H股企业审计业务的事务所实施抽查。
第十二条 对存在下列情形的事务所，注册会计师协会可以考虑在一个检查周期内安排两次或两次以上的检查：
（一）受到行业惩戒或行政处罚的；
（二）在以往的执业质量检查中存在问题较多，执业质量整体评价结果较差的；
（三）未按照注册会计师协会的要求进行整改或者整改不力的；
（四）注册会计师协会认为需要检查的其他情形。

第四章　检查计划
第十三条 注册会计师协会应当制定年度检查计划或检查方案，明确检查依据、检查目的、检查对象、检查内容、检查方式、检查工作安排和要求等。
第十四条 省级协会的年度检查计划或检查方案，应当报送中注协备案。
第十五条 在确定被检查事务所名单时，注册会计师协会应当对存在下列情形的事务所予以重点考虑：
（一）新承接的业务可能存在重大审计风险的；
（二）股东（合伙人）之间纠纷较大，可能影响执业质量的；
（三）采用不正当竞争手段承揽业务的；
（四）诋毁同行、损害同行利益的；
（五）受到投诉举报较多且反映问题严重的；
（六）业务收费违反收费管理办法或显著低于行业平均收费水
平的；
（七）新批准设立的；
（八）承接业务数量与事务所人力资源、规模明显不匹配的；
（九）存在第十二条规定情形的。

第五章 检查人员和咨询专家
第十六条 注册会计师协会应当合理选择和确定检查人员，组成检查组。检查组应当由不少于3名的检查人员组成，实行组长负责制。
检查组受注册会计师协会的委派，在注册会计师协会授权范围内开展检查工作。
第十七条 检查人员应当由职业道德好、专业素质高、实践经验丰富的注册会计师和注册会计师协会工作人员担任。
第十八条 担任检查人员的注册会计师应当同时具备下列基本条件：
（一）担任或曾经担任事务所项目负责人以上的职务；
（二）在事务所从事审计工作5年以上；
（三）熟悉会计、审计等专业理论和实务；
（四）最近3年没有因执业违规行为受到行业惩戒或行政处罚。
第十九条 注册会计师协会应当建立相对稳定的兼职检查人员队伍，有条件的可以建立专职检查人员队伍。注册会计师协会应对检查人员进行必要的培训。
第二十条 检查人员的权利主要包括下列内容：
（一）对被检查事务所的质量控制制度及相关的内部治理、内部管理制度，业务档案，财务会计资料，以及其他与检查相关的资料进行查阅、记录和复印，包括对相关信息系统的查阅和记录；
（二）对事务所有关人员进行询问或发放调查问卷；
（三）必要时，可对涉嫌严重违规或双方争议较大的业务报告和相关工作底稿调回注册会计师协会查阅。
第二十一条 检查人员的义务主要包括下列内容：
（一）对检查中了解到的国家机密、事务所及其客户的涉密信息应当保密，不得用于与检查工作无关的任何用途，也不得泄露给与检查工作无关的任何人员；
（二）与被检查事务所有利害关系的，应当主动回避；
（三）保持客观公正、廉洁自律，不得接受被检查事务所的宴请、礼品或礼金等。
第二十二条 注册会计师协会建立专家咨询制度，成立专家咨询组。
专家咨询组主要由事务所负责技术或质量控制的合伙人和注册会计师协会负责监管工作的人员组成。
第二十三条 咨询专家负责在执业质量现场检查、检查结果论证、惩戒过程中提供技术指导和援助。在现场检查期间，咨询专家对检查组遇到的重大疑难问题提供技术咨询，为检查组开展检查工作提供技术支持。检查结束后，咨询专家参与检查结果论证工作，复核检查结论、检查工作底稿、检查报告和整改建议书等。
咨询专家应遵守第二十一条规定的义务。
第二十四条 检查人员和咨询专家参加执业质量检查的时间可按照《中国注册会计师继续教育制度》和《中国注册会计师协会非执业会员继续教育暂行办法》的规定折合为本年度的继续教育学时。
第二十五条 注册会计师协会可向检查人员、咨询专家所在单位及个人支付一定的费用，并对表现优秀的检查人员予以表彰、奖励和重点培养，对违反检查纪律的上述人员予以相应的处分。
第二十六条 事务所应当积极推荐符合条件的相关人员参加检查，并支持其工作。
事务所应当保证检查人员、咨询专家在参加注册会计师协会的执业质量检查期间的业绩考核与评价、薪酬待遇等不因参加检查工作而受到影响。

第六章 现场检查
第二十七条 在实施现场检查前，注册会计师协会应当提前15个工作日公布被检查事务所名单，并提前5个工作日以书面形式通知被检查事务所。
第二十八条 被检查事务所应当在接受检查前进行自查，形成自查报告，并按照检查通知要求做好接受检查的准备工作。
第二十九条 被检查事务所应当依据下列要求积极配合检查工作：
（一）及时全面地提交检查所需的全部资料，并保证所提交资料的完整性和真实性；
（二）为检查组提供必要的工作场所和办公条件；
（三）确定专人负责与检查组的联络；
（四）妥善安排股东（合伙人）、注册会计师和其他相关人员配合检查组开展工作；
（五）如实回答检查人员的询问，准时参加检查组召集的会议，及时进行意见反馈。
对于被检查事务所及其注册会计师不配合检查工作，不按时提供相关资料，经提醒或敦促没有效果的，检查组在请示注册会计师协会并经其同意后，可以撤出被检查事务所。注册会计师协会将对相关事务所予以公告并给予相应的惩戒。
第三十条 注册会计师协会应当制定检查纪律并传达到检查人员。检查组进驻检查现场时要向被检查事务所告知检查纪律。检查人员、被检查事务所及注册会计师应当遵守检查纪律。
第三十一条 检查组一般应对事务所进行现场检查，必要时也可调阅事务所有关资料进行非现场检查。
第三十二条 检查组应当在对事务所质量控制体系检查的基础上，确定业务项目检查的重点。在实施业务项目检查时，一般应当抽取事务所当年度执行的业务。对于自上次接受检查后执行的以往年度或期间的业务，可以按照一定比例进行抽查。抽样时应当考虑事务所质量控制体系检查的结果，并考虑样本选取的充分性和代表性。
第三十三条 检查组应当就检查中发现的问题与被检查事务所和注册会计师进行充分沟通，听取并吸收其合理意见。
第三十四条 检查组应当收集检查证据，保证检查证据的充分性和适当性，并根据检查证据形成检查意见，向事务所出具检查意见书。事务所应在规定的时间内向检查组提交反馈意见。检查组从事务所获取的检查证据、反馈意见和重要的沟通事项及结果，应由事务所盖章和相关人员签名确认。对于事务所及其相关人员拒不盖章或签名确认的，检查组应及时向注册会计师协会报告，由注册会计师协会作出相应处理。
第三十五条 检查组应当及时向注册会计师协会汇报检查进展情况以及检查中遇到的重大问题，接受注册会计师协会的指导和监督。
第三十六条 检查组应当按照注册会计师协会确定的检查标准实施执业质量检查，编制检查工作底稿。
第三十七条 检查组应当在完成检查工作后向注册会计师协会提交执业质量检查报告。
执业质量检查报告的内容主要包括：
（一）被检查事务所概况；
（二）检查工作的开展情况；
（三）被检查事务所执业质量整体评价结果；
（四）质量控制体系检查情况及发现的问题；
（五）业务项目检查情况及发现的问题；
（六）被检查事务所的反馈意见。
第三十八条 检查组应当在检查工作结束后，及时归整检查工作底稿，形成检查档案（包括电子档案），统一交注册会计师协会。
注册会计师协会应当组织专家验收检查档案。检查档案的所有权属于注册会计师协会。

第七章　检查结果的处理
第三十九条 注册会计师协会应当从以下方面对检查组提交的检查报告和检查工作底稿进行复核：
（一）执业违规事实是否清楚，检查证据是否确凿，事实的认定是否有充分、适当的检查证据；
（二）检查工作是否符合检查程序；
（三）适用的法律、法规、职业准则是否恰当。
第四十条 注册会计师协会应当组织专家对检查组的工作结果进行论证。
第四十一条 注册会计师协会应当建立相应的惩戒制度，设立惩戒委员会或相应机构，对检查中发现存在严重问题的事务所和注册会计师给予相应的惩戒。
第四十二条 注册会计师协会实施惩戒，应当以事实为依据，与执业违规行为的性质、情节以及社会影响程度相当，并遵循独立、客观、公正的原则，坚持惩戒与教育相结合。
第四十三条 注册会计师协会应当维护事务所和注册会计师的合法权益，保障其陈述申辩和申诉的权利。
第四十四条 注册会计师协会应当责成受到惩戒以及其他存在质量控制缺陷的被检查事务所在规定时间内整改并提交整改报告。注册会计师协会应当对事务所整改情况跟踪检查，督促其切实整改。
第四十五条 注册会计师协会应当对年度检查工作进行总结。省级协会应当在年度检查工作结束后，在规定时间内向中注协报送年度检查工作总结。
第四十六条 注册会计师协会应当向社会公告每年检查的事务所数量、检查对象、检查内容、检查重点、检查处理结果以及检查发现的主要问题。

第八章　附 则
第四十七条 注册会计师协会开展专案检查、专项检查等其他检查工作，可参照本制度的规定执行。
第四十八条 注册会计师协会应当将年度检查总体情况及检查结果录入中注协行业管理信息系统。
第四十九条 各省级协会可以按照本制度，制定本地区的实施办法，并报中注协备案。
第五十条 本制度自2011年7月16日起施行。